초보를 위한 실전 시간관리 가이드
시간관리는 마치 나비 넥타이를 매는 것과 같다. 처음은 복잡하고 어색하지만, 익숙해지면 삶을 훨씬 매끄럽게 만들어 주는 작업이다. 여기, 시간이 부족하다는 변명을 벗어던지고 싶은 입문자들을 위한 체크리스트를 준비했다.
1. 현재를 파악하자
처음 시간 관리를 시작할 때 가장 중요한 것은 무엇일까? 바로 자신의 현재 상황을 객관적으로 파악하는 것이다. 예전에 회사원으로 일할 때 처음 시간관리 교육을 받았는데, 강사가 전날 하루 일과를 기록해오라고 했다. 하다 보니 휴대폰을 보며 시간을 허투루 보내는 시간이 너무 많다는 걸 깨달았다. 여러분도 하루를 30분 단위로 나누어 어떤 활동을 했는지 기록해보자. 이 과정은 대체로 두 주정도 수행해야 진정한 패턴을 파악할 수 있다.
2. 목표를 설정하라
다음 단계는 목표 설정이다. 목표가 없는 시간 관리란 방향 없는 배와도 같다. 목표 설정이 그저 달력에 하루 업무를 적어 두는 것이라는 오해는 금물이다. 예를 들어 학습 목적을 위해 '한 달 안에 책 세 권 읽기'처럼 구체적인 목표를 설정하면 목표를 향해 조금씩 전진할 수 있다. 목표는 간단하고 명확할수록 좋다.
3. 우선순위를 정하자
즉시 할 수 있는 쉬운 일부터 먼저 처리하고 싶은 유혹이 크다. 그러나 결코 그렇게 하면 안 된다. 중요한 일을 미룰수록 스트레스는 쌓이고 집중력은 떨어진다. 회사 팀장 시절 매일 아침 팀원들과 '오늘의 우선순위'를 정했는데, 이런 회의를 통해 중요한 작업을 놓치지 않고 처리할 수 있었다. 우선 '중요성과 긴급성 매트릭스'를 활용해 일을 분류해보자.
4. 시간 블록을 사용하자
이제 이론은 충분하다. 현실적인 실행에 옮기자. 시간 블록을 활용해 특정 시간대를 특정 작업에 할당하자. 아침에는 이메일 확인, 오후에는 발표 자료 준비, 저녁에는 운동 등으로 나누어보자. 이 방법은 집중력을 높이고, 예상치 못한 중단을 방지할 수 있다. 나도 매주 월요일 아침마다 한 주간의 시간 블록을 계획하곤 한다.
5. 멀티태스킹은 금물
많은 일을 동시에 하는 것이 능력이 좋다고 느껴질 수 있다. 하지만 효과적이지 않은 경우가 대부분이다. 멀티태스킹 대신, 집중해야 할 한 가지를 정하고 온전히 그에 몰두하자. 친구가 한때는 동시에 여러 일을 처리하느라 지친 모습이었지만, 이후 집중력을 높이며 삶의 질을 향상시켰다고 한다.
6. 휴식 시간을 확보하자
과다한 업무 시간이 치명적인 실수를 부른다. 2019년 BBC의 기사에 따르면, 짧은 휴식이 창의성과 생산성을 오히려 증가시켰다고 한다. '번아웃'을 막고 지속 가능한 생산성을 유지하기 위해서는 꽉 찬 일정 속에서도 여유 있는 휴식 시간을 확보해야 한다.
7. 되돌아보며 수정하자
마지막으로, 운동 방식이 올바른지 되돌아보는 시간을 갖는 것이다. 한 달, 혹은 한 주를 돌아보며 무엇이 효과적이었고 무엇이 비효율적이었는지 평가하자. 그 결과를 바탕으로 차주를 계획하면 자연히 개선점을 찾아낼 수 있다. 나 또한 매주 금요일 업무 시간의 마지막 30분을 활용해 한 주를 돌아보곤 한다.
시간관리는 우리의 선택이자 책임이다. 처음부터 완벽할 필요는 없다. 습관이 되기까지 꾸준히 시도하고 피드백을 통해 발전하려는 자세가 중요하다. 작은 변화를 통해 더 풍요로운 하루를 만들어 보자.
