빠듯한 일정 스마트하게 관리하기
최근 스스로 시간관리의 필요성을 더욱 절감하게 된 계기가 있었다. 바로 회사에서 연이어 몰려오는 프로젝트들 때문이었다. 밀려드는 업무 속에서 효율적으로 시간을 활용하지 않으면 도저히 버티기 힘들 정도였으니까 말이다. 그래서 몇 가지 실전 시간 관리 방법을 토대로 업무와 일상을 보다 효율적으로 꾸려 나갈 방법을 찾아보았다.
중요와 긴급의 차별화
우선, 가장 효과적인 방법 중 하나는 업무를 중요도와 긴급도로 나누어 대처하는 것이었다. 이름하여 ‘이젠하워 매트릭스’라는 방식인데, 사실 이 방법은 이미 다양한 사람들이 즐겨 사용하고 있다. 예를 들어 마감이 급한 업무와 길게는 두세 달이 걸리는 프로젝트를 함께 진행할 때, 어떤 일을 먼저 해야 할지 헷갈리기 마련이다. 이젠하워 매트릭스는 이런 혼란에 구분점을 제공한다. 단기간에는 일이 많아 보여도 그 중에서도 꼭 오늘 해야 하는 중요한 일이 무엇인지를 알 수 있게 해준다. 이에 따라 일정의 우선순위를 정하고, 하루의 가장 중요한 일부터 처리하도록 한다.
하루를 세 구역으로 나누기
또한, 하루를 세 개의 구역으로 나누어 보는 것도 큰 도움이 된다. 개인적으로는 아침, 점심 후, 저녁 전 이 세 구간으로 나누어 시간관리를 했다. 부서 회의를 통해 아침에는 언제나 가장 창의적이라고 평가받는 시간을 활용하고, 점심 식사 이후에는 상대적으로 정신이 분산되기 쉬우니 루틴한 업무를 처리했다. 그리고 저녁 전에는 하루를 정리하고 다음날 할 일을 준비했다. 이러한 패턴이니까 몸도 점점 그 패턴에 익숙해지면서 피로감 없이 하루를 마무리할 수 있었다.
디지털 도구 활용하기
20대들 사이에서 특히 유행인 트렌드 중 하나는 ‘디지털 플래너’의 활용이다. 나는 주로 ‘노션’과 같은 앱을 사용했는데, 모든 할 일을 디지털 형태로 기록하니 언제 어디서나 접근이 가능하고, 수정도 쉽다. 친구 중 한 명은 종이에 직접 기록하는 걸 좋아하겠지만, 나는 항상 휴대폰을 들고 다니기 때문에 디지털이 더 편리했다. 앱을 활용하면 메시지나 메모로 업무를 기록하고, 필요한 자료를 언제든지 검색해서 찾아볼 수도 있다.
"아침형 인간"이 꼭 필요한 것은 아니다
한번은 "아침형 인간이 성공한다"는 소리를 듣고 새벽 5시에 일어나려 했던 적이 있다. 하지만 개인의 체질에 맞지 않는 시간 관리 방법은 오히려 역효과를 낳았다. 결과적으로 피곤함과 스트레스로 하루를 시작하게 된 것이다. 그렇게 몇 번 시도하고 나서는, 각자의 자연스러운 흐름을 존중하는 것이 더욱 중요하다는 것을 깨달았다. 내 주변의 밤형 인간들은 오후 늦게부터 더 활발히 움직이며 최상의 성과를 내곤 했다. 생체리듬을 억지로 바꾸기보다는 최대한 나에게 맞는 자연스러운 스케줄을 찾는 것이 중요하다.
꾸준한 휴식과 지혜로운 피드백
마지막으로 잊지 말아야 할 것은 꾸준한 휴식이다. 아무리 중점 사업이 급하게 돌아가더라도 주말에는 반드시 휴식을 취하려고 한다. 친구들과 만남을 갖거나, 홀로 여행을 하면서 재충전의 시간을 보낸다. 제대로 된 휴식이 이틀이면, 각종 자료와 경험들은 나에게 더 많은 피드백을 주고, 새로운 아이디어들이 떠오르게 한다.
결론적으로, 시간관리는 단순히 업무의 양을 조절하는 것이 아니라 나에게 맞는 방식으로 생활을 조절하는 것이다. 그렇게 할 때 내 몸과 마음은 나에게 맞는 최고의 순간을 되찾을 수 있다.
